マッチボックスでフリーランスとコミュニケーション。情報伝達を円滑に！‍

株式会社ルネサンスは、「生きがい創造企業」を企業理念として、日本全国でスポーツクラブの運営や自治体・企業等の健康づくり支援などを行っている会社です。今回は、担当の畑岡様にマッチボックスの導入背景や導入後の変化についてお話を伺いました。‍

フリーランスの方へ情報が届くまでに時間がかかるという課題解決のためにマッチボックスを導入

ーマッチボックス導入前は、人材についてどのような課題をお持ちでしたか？

畑岡様：フィットネス業界で働く、フリーランスの方はヨガやダンスのインストラクター、パーソナルトレーナーなど様々です。フリーランスの方は雇用スタッフと異なり1社や1店舗に限らず、様々な場所で活躍されています。そのため、店舗には1週間に1度しかいらっしゃらない、仕事の予約が入った時にだけいらっしゃる、という方も多く、必要な情報を共有するという点に課題を持っていました。

　また、フリーランスの人数も多く、働く時間も多岐にわたるというフィットネス業界の特殊性もこの課題を大きくしていました。

　当社は活動してくださるフリーランスの方々に便宜上所属店舗を決めていただき、所属する店舗からその対象者に対して必要な連絡を行う、という管理をしておりました。その方法は電話やメール、時にはLINEやメッセンジャーアプリを使用していました。そのため、全社一斉の情報共有を行う際も、所属する店舗のスタッフを介す必要がありそこに時間がかかるということや、スタッフの人事異動の際に過去の履歴が追いにくくなるということが課題でした。

さらに、フリーランスの方の中には、体調不良のインストラクターに代わってお仕事を受けてくださる方もいらっしゃいます。普段は仕事をしていない店舗の場合もあり、連絡手段に困ることもありました。

ーマッチボックス導入のきっかけを教えてください

畑岡様： オンライン展示会に御社が出展されていたと記憶しています。雇用管理のシステムではあるものの、私たちの課題を解決できる可能性を感じ連絡をさせていただきました。

　その際、担当の方がマッチボックスでフリーランス管理機能の検討を予定していると話されていたので、それならば弊社もシステム開発のアイディアや検証に協力できるのではないかと思い、フリーランスの機能実装を検討いただいたことがきっかけです。

ーマッチボックス導入後の変化や、効果を感じたことがあれば教えてください。

畑岡様：情報共有の点では2点あります。1つ目は店舗スタッフを介さずに本部と業務委託者がつながれたこと、2つ目はスマートフォンのマッチボックスアプリで情報が集約されることです。これらのおかげで情報の伝達スピードが上がり、記録が残るため、言った、言わないというトラブルも減りました。

　仕事の募集から採用という点では、採用までのプロセスが大幅に効率化されました。例えば、条件の合うフリーランスの方を探す場合、手当たり次第に連絡するか、人づてに探したり他店舗へ相談するなどしていました。そのため時間がかかっており、2～3週間かかることもありました。マッチボックスを活用するようになり、その作業が1日で完了することもあります。

マッチボックスへの登録者を増やし、さらにスムーズな店舗運営へ。今後はフリーランスを多用する業界に適した機能などが増えることに期待。

ーどのようにしてマッチボックスの登録者を増やしていますか？

畑岡様： マッチボックスを導入が決定した際に、店舗スタッフ（社員）にマッチボックスの機能説明会を行い、メリットを挙げて、使用することが課題解決になることを伝えました。

　その後、店舗スタッフからフリーランスの方々に招待を送り、登録者を増やしています。

新たに当社と契約するフリーランスの方々には契約時にマッチボックスの説明をし、登録いただいています。 

　当社はフィットネスの専門性、指導力など当社の基準を満たした方と契約を行うため、情報の配信先は当社契約者に限る必要があります。それが可能になるマッチボックスプラス※という機能を活用しています。

　さらにパーソナルトレーニング、ヨガ、エアロビクスなど、依頼できる仕事は個人によって異なりますので、スキルとして、個々に登録しています。登録したスキルごとに情報の配信先を変える、募集情報の配信先を変えることができることもマッチボックスの良いところだとと感じています。

ー今後マッチボックスに期待することがあれば教えてください。

畑岡様： 直接雇用のスタッフ管理をベースとしているマッチボックスの機能と、フリーランスを対象とした活用方法には、一部でギャップがあると感じております。その点をどうやって解消していくのか、フリーランスの働き方向けの機能の充実に期待しています。

　当社やフィットネス業界の実情や課題によりマッチしてくるとさらに利用される企業様も増えるのではないかとも感じています。

※マッチボックスプラス：自社専用の閉鎖的なプラットフォームで、自社で承認した働き手だけを登録可能。スキルに合わせて個別に求人掲載することができます。