契約書作成から給与計算まで、手作業部分のシステム化で総務担当者の業務効率化を実現。人為的ミスが無くなり管理も楽に

フジパン株式会社は、「品質のよいおいしい商品を一生懸命につくり、真心を込めてお客様にお届けする」という使命の元、日本の家庭で愛される多くのヒット商品を世に送り出してきた製パン業界をリードする企業の一つです。今回は、フジパン株式会社豊明工場の総務課係長山本様にマッチボックス導入の背景、活用方法などについてお話を伺いました。

手計算や複数か所での情報管理など、人為的なミスが起こる状況を改善したかった

‍ーマッチボックス導入のきっかけを教えてください。

山本様：元々は短期バイトの方の募集を行っており、そこでさまざまな採用媒体を使っていくなかでマッチボックスのことを知りました。お声掛けいただいたことがきっかけではありましたが、担当者の方から「こういうふうにできますよ」と教えていただいて興味を持ちました。

　実はこれまでアルバイト採用の過程で雇用契約書の作成や勤怠管理、給与計算などのすべてを手作業で行っていたため、どうしてもミスが出ていたんです。複数のExcelシートや紙で管理しているものなどもあり、必要な情報を一元管理できていないことも原因でした。ですので、こういったシステム化されたものを導入して、少しでも今の管理状況を改善したり、総務担当者の業務効率を上げることができれば、と思い導入を決めました。

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ー他にも単発バイトサービスがあるなかで、マッチボックスを選んだ決め手は何でしたか？

山本様：こちらの要望に対してレスポンスが早く、すぐに対応してくれた、というのが1番の決め手になりましたね。

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採用管理業務のシステム化を実現しミスが無くなった。リピーター多数でトータルの採用費も削減の見込み

‍ーマッチボックス導入後の変化や、効果を感じたことがあれば教えてください。

山本様：求人を出せば登録者の方がすぐに応募してくださるので、人を集めやすくなりました。また、手作業の部分をシステム化できたことにより、総務担当者の業務を効率化することができました。

　これまでは、Excelを使って給与計算をしていたところが、働き手自身が勤怠を入力して、こちらが確認し、正しく入力されていれば即座に給与として反映できるようになったため、給与計算を行ううえでのミスが無くなりました。

　現在は他の採用媒体も並行して使っている状態ですが、マッチボックスがさらに軌道に乗れば、年間で採用補修費も50万円ほど削減できる可能性があると思います。

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ーマッチボックス経由で初めて勤務される方にはどのようにご説明されていますか？

山本様：まずは全体向けに「出勤、退勤の時にはこういうふうにQRコードを読み取って登録してください」とご案内しますが、やり方がわからなかったり、そもそもの画面の見方がわからなかったりする方には個々で対応しています。

　初めて登録した方からは、「これってどういう意味？」「ここ押していいの？」など質問されることもありますが、若い方なんかはスムーズですし、ご年配の方でも慣れれば大丈夫かと思います。

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ー働き手の方からの反応はいかがですか？

山本様：マッチボックスからはリピートで来てくださる方も多く、1ヶ月フルで働いてくれる方もいます。

　弊社では、5月のちまきの時期と、12月のクリスマス時期、年に大きく2回の繁忙期がありますが、どちらの時期にも来ていただき、年間で40～50日くらい働いてくれる方もいるくらいです。

　また、マッチボックスの勤怠システムでは、勤怠の入力をすればその日働いた分のお給料がいくらぐらいなのか反映されますが、そういったシステムが働き手側の安心感にも繋がっているように感じます。

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働き手が集まる場所でのチラシ配布やDMの送付によって着実に登録者が増加。繁忙期には1日90名から応募も

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ーこれまで、どのようにしてマッチボックスへの登録者の方を増やしてきましたか？

山本様：ちまきやクリスマスの時期に行われる短期バイトの方向けの説明会で、マッチボックス以外から来ていただいた方に対して登録を促すチラシを渡しています。そこでは、作業のやり方や衛生面での注意、ロッカーや制服についてなど、働いてくれる方を集めてお話をするのですが、全体で約2,300名の方が集まります。その説明会が終わったあと、「マッチボックスに登録していない方は登録してください」とご案内のチラシをお渡しする流れです。

　あとは、ダイレクトメールを送っているのですが、募集要項を載せた裏面にマッチボックスのQRコードを載せるということもしています。

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ーマッチボックスでの採用、管理などのやり方はどのように覚えていきましたか？

山本様：マッチボックスの担当は私で4代目になりますが、担当し始めた頃はマッチボックスの使い方も全くわからなかったので、営業担当の方に連絡して、使い方を教えてもらったり、あとはテスト画面を利用できるように設定してもらったので、そこで操作を試しつつ覚えていきました。

　ときにはZoomで繋ぎながら教えていただくこともあったので、そういった対応をしていただけたところは結構大きかったです。

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ーマッチボックスを使ううえで意識されている点はありますか？

山本様：登録者の方から問い合わせや応募があれば速やかに対応することです。弊社では、多いときには1日70～90名くらいの方から応募いただくため、採用を先延ばしせず、早めに対応するようにしています。登録者の方からチャットで質問が来たりもしますが、そちらについても早めに確認し、回答しています。

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求職者の方からも想像以上の反応が。これからの課題も相談しながら一緒に解決していきたい

‍ー今後、マッチボックスをどのように活用していきたいですか？

山本様：短期バイトのスタッフのなかにはスマホを持っていない方もいますが、今後はそういった方についてもマッチボックスを使った給与計算や源泉徴収の発行ができるようになるのが理想です。そのなかで、場合によってはシステム改修のご相談もさせていただきつつ、運用方法を考えていきたいです。

　また、スマホを持っている方で登録していない方については逐一アナウンスすることで、登録者をさらに増やしていきたいと思っています。

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ー現在マッチボックスの導入を検討されている方々に対して、メッセージをいただけますか？

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山本様：実際に使ってみて、マッチボックスを見ている求職者の方は想像以上に多いことを知り、導入によって人手不足の解消に貢献できるのではと感じました。

　また、勤怠管理や給与計算などをシステム化することで手作業の部分を減らし、ミスや負担の無い状態をつくれることも大きなメリットだと思います。これまでそういった管理業務に時間を割いていた担当者の方は、その時間を他にまわせるようになるといいですよね。